خودکارسازی فرآیند دیجیتال (Digital Process Automation/DPA) یک تکامل سرنوشت‌ساز در مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (Business Process Automation/BPM) است. علت اصلی این تغییر نیاز کسب‌و‌کارها به خودکارسازی سریع فرآیندها به عنوان بخشی از سفر تحول دیجیتالشان است.

در نتیجة خودکارسازی فرآیند دیجیتال هم اکنون کسب‌و‌کارهای پیشتاز در حال تمرکز بر روی رقومی‌سازی(Digitization) عملیاتشان هستند تا قادر باشند بیشتر مشتری محور و پاسخگو شوند-هم از لحاظ برآوردن نیازهای در حال تکامل مشتری و هم ارائة محصولات جدید به بازار.

خودکارسازی فرآیند دیجیتال چیست (DPA)؟

خودکارسازی فرآیند دیجیتال به مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار در درون یک سازمان کمک می‌کند و کارامدی و کارایی کل را بهبود می‌بخشد. گرچه DPA بسیار شبیه به مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار به نظر می‌رسد، تفاوت بزرگ آنها در این است که خودکارسازی فرآیند دیجیتال بر اساس این فرض است که فرآیندهای کسب‌و‌کار از قبل رقومی‌سازی شده‌اند و به منظور بهینه‌سازی آماده هستند.

بعضی از اصول خودکارسازی فرآیند دیجیتال عبارتند از:

• حفظ شفافیت در سرتاسر فرآیندها

• خودکارسازی وظایف مرتبط با مشتری

• ایجاد اخطار و یادآوری

• خلق یک فضای آسان و مبتنی بر همکاری

چه زمانی به خودکارسازی فرآیند دیجیتال نیاز خواهیم داشت؟

شرکت‌ها با استفاده از خودکارسازی فرآیند دیجیتال قادر خواهند بود مشتری محورتر و پاسخگوتر شوند. با رقومی‌سازی و هوشمند شدنِ مدل عمل‌کننده (Operating Model) ریسک‌پذیری بیشتری در نوآوری محصول امکانپذیر خواهد شد.

به هر حال ما در یک عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم که در آن فرهنگ آزمایش سریع در بین تمام کسب و‌کارها حیاتی است. خودکارسازی موجود در بین سازمانها، مردم و فرآیندها به توانمندسازی این رویکرد کمک می‌کند.

برای مثال، اگر شرکت یک محصول را به سرعت به بازار ارائه کرد و شاخص‌های خودکارسازی فرآیند دیجیتال نشان‌دهندة موفقیت‌آمیز بودنش در بین مشتریان باشند، سپس می‌توان این محصول را به منظور افرایش درآمد کل شرکت تغییر مقیاس داد.

به طور مشابه اگر همان محصول توسط مشتریان با موفقیت مورد پذیرش قرار نگرفت، در این صورت می‌توان آن را به سرعت پیش از ایجاد خسارت‌های بیشتر حذف کرد.

تغییر جدی از مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار به خودکارسازی فرآیند

سازمانها در صنایع مختلف به منظور مؤثرسازی فرآیندهای کسب‌و‌کار و مدیریت هزینه‌های کل خود شدیدا به مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM) وابسته هستند.

با وجود کاهش هزینه‌های کل که از قبل با ابزارهای BPM رخ داده است، قدم بعدیِ سازمانها بهبود بخشیدن به تجربة مشتری است که در آنجا خودکارسازی فرآیند دیجیتال وارد بازی می‌شود.

به غیر از ویژگی‌های سنتی BPM از قبیل پیروی از قوانین، کاهش هزینه و مدیریت بدون درز (Seamless) فرآیندها، خودکارسازی فرآیند دیجیتال از تعداد عظیمی از اپلیکیشن‌هایی که تمرکز بر نتایج مشتری دارند نیز پشتیبانی می‌کند.

واضح است که نیاز به ایجاد ابتکارات تحول دیجیتال (Digital Transformation Initiatives) و تجربة مشتری بهبودیافته منجر به تکامل و تغییر بازار BPM به سوی خودکارسازی فرآیند دیجیتال شده است.

از اینرو سازمانهایی که تا کنون خودکارسازی فرآیند دیجیتال را بکار نگرفته‌اند، مجبور خواهند شد تا به مراحل تحول دیجیتالشان شتاب بخشند و به دنبال روشی مناسب برای بکارگیری خودکارسازی فرآیند دیجیتال باشند تا مرتبط باقی بمانند و در رقابتشان از سایرین پیشی بگیرند.

مزایایی که نرم‌افزارهای خودکارسازی فرآیند کسب‌و‌کار برای سازمانتان دارند

صرفه‌جویی در زمان

با خودکارسازی صدها و یا حتی هزاران وظیفة تکراری در سازمانتان، شما قادر خواهید بود تا در زمان ارزشمند کارمندانتان صرفه‌جویی کنید که  این امر به آنها امکان تمرکز بر روی وظایف اصلیِ مهم‌تر را می‌دهد.

کاهش هزینه‌ها

نیروی کار گران است. زمانی که شما فرآیندها را خودکارسازی می‌کنید کارامدی کارمندان را نیز بهبود می‌بخشید و قادر خواهید بود که در صرفه‌جویی‌های مالی سازمانتان که می‌تواند تأثیر زیادی بر روی جمع درآمدهای سالیانة سازمان داشته باشد نیز مشارکت کنید.

دقت بهتر

خودکارسازی فرآیند دیجیتال با حذف موقعیت‌هایی که در آنها ممکن است اسناد جابجا شوند یا مراحلی از فرآیند جا بیافتند قادر خواهد بود به دقت بهتری دست یابد.

سازگاری

سازمانها از طریق پیاده‌سازی خودکارسازی فرآیند دیجیتال قادر خواهند بود تا راهکارهایی جدید را به سرعت بر اساس نیازهای بازار ارائه داده و آنها را تغییر مقیاس دهند.

ویژگی‌هایی که در یک نرم‌افزار خودکارسازی فرآیند دیجیتال باید به دنبال آنها باشیم

ابزارهای خودکارسازی فرآیند دیجیتال به شرکت‌ها در خلق راهکارهای فرآیندی کاملا خودکارشده کمک می‌کنند. با استفاده از ابزار مناسب خودکارسازی فرآیند دیجیتال، شما قادر خواهید بود تا اپلیکیشن‌هایی را به صورت یکپارچه (بدون درز) به منظور مدیریت فرآیندها و جریان کار دیجیتال ایجاد کنید.

یک نرم‌افزار ایده‌آل برای خودکارسازی فرآیند باید بتواند :

• توانمندی‌های خودکارسازی و رباتیک ارائه کند.

• دربرگیرندة برخی از سطوح خودکارسازی هوشمند باشد.

• جریان کار با کدهای (Low-Code Wrokflow) و ویژگی‌های توسعة اپلیکیشن را فراهم نماید.

• دربرگیرندة یک اینترفیس شهودی و بصری باشد که به هیچگونه تخصص فنی در عمل نیاز نداشته باشد.

 

منبع: kissflow.com