سامانه مدیریت جلسات

با گسترش‌ و پیچیده¬‌تر شدن‌ ساختارها و فعالیتهای‌ سازمان ها، شیوه‌ تشكیل‌ جلسات،‌ پیگیری مصوبات و اداره‌ موثر آنها پیچیده‌ تر شده است‌ و خود به ‌عنوان‌ یکی از مسائل کسب و کارها نیازمند مهارت‌ خاصی‌ است. آشنایی‌ با فنون‌ و روش های‌ تشكیل‌ جلسه‌ و استفاده‌ موثر از آن‌ به ‌عنوان‌ یكی‌ از عوامل‌ موفقیت‌ و نفوذ مدیران‌ در سازمان‌ شناخته شده است. برنامه ریزی جلسات، پیگیری مصوبات و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری مربوط به جلسات در یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.

مدیریت جلسات مبتنی بر سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار:

سیستم مدیریت جلسات از سیستم های هوشمند مدیریتی می¬باشد که می¬توان عملیات زمانبندی جلسه، دعوت افراد برای حضور در جلسه و پیگیری مصوبات را به صورت منظم و یکپارچه انجام داد.

این روش باعث افزایش اثر بخشی روند کاری یک سازمان شده و می¬تواند از لحاظ کارایی و رضایت مندی کاربران، سازمانی متمایز را بوجود آورد.

تصویر زیر نمونه ای از طراحی فرآیند مدیریت جلسات می¬باشد، لازم به توضیح است که فرآیند مربوط به مدیریت جلسات در هر سازمان می تواند پیچیدگی و تفاوت های خاص خود را داشته باشد.

سامانه مدیریت جلسات

امکاناتی که سیستم مدیریت جلسات در اختیار ما می گذارد:

1) سامانه مدیریت جلسات:

- کلیه نیاز¬ها و الزامات امور اداری مربوط به جلسه در سازمان را با در اختیار گذاشتن ابزار ها و امکانات لازم برای افراد برطرف می¬نماید.

- استفاده از سامانه در هر زمان و در هر مکان: به این منظور که می¬توان در هر مکان و هر زمان به سامانه با استفاده از ابزارهای مختلف(کامپیوتر ، تلفن همراه و..) دسترسی داشت و عملیات مربوط به فرآیند مورد نظر را انجام و باعث سرعت بخشیدن به روند کاری سازمان بشود.

- تطبیق سیستم با فرآیند های واقعی تشکیل جلسه

- راحتی کاربر در انجام امور تشکیل جلسه و تهیه مصوبات آن

- عملکردی عالی از لحاظ سرعت¬، پایداری و مستقل از تعداد کاربران و حجم تراکنش ها

2) ویژگی های کارکردی سامانه مدیریت جلسات در بستر سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار:

- مدیریت کارها بر اساس کارتابل متمرکز: محلی برای دریافت و ارسال کارها، پیگیری مصوبات جلسات و فرآیند های اداری مربوط به آن می¬باشد.

- این سامانه دارای قابلیت تخصیص فرآیندها به کاربران مختلف، بر اساس حیطه کاری آنها می¬باشد.

- این سامانه داری قابلیت ثبت اطلاعات و ارائه گزارش در خصوص تشکیل جلسات، افراد حاضر در جلسه و مصوبات جلسه می¬باشد.

- با توجه به اطلاعاتی که ثبت شده است، میتوان از تداخل جلسات با یکدیگر جلوگیری کرد و با بررسی زمان جلسات از پیش ثبت شده، جلسه ای با زمانبندی مناسب ثبت نمود .

تصویر زیر نمایی از اطلاعات ثبت شده در سیستم می¬باشد:

سامانه مدیریت جلسات

سامانه مدیریت جلسات از قسمت های مختلفی تشکیل شده است:

برای برگزاری یک جلسه در سازمان، تاریخ و ساعت شروع جلسه از قبل تنظیم می¬گردد و افرادی را که می¬خواهید در جلسه حضور داشته باشند را مشخص و دعوت می¬نمایید.

بعد از برگزاری جلسه معمولاً یک صورتجلسه برای جمع بندی صحبت های صورت گرفته در جلسه و انجام کارهای خواسته شده تهیه می¬گردد.

فرآیند جلسات به طوری طراحی شده است که، بین کاربران درگردش می¬باشد و ما می¬توانیم در هر لحظه و هرکجا که هستیم وضعیت جلسه، صورتجلسه و مصوبات آن را بررسی نماییم.

1) تعیین زمان و موضوع:

همانطور که نیاز است جلسات‌ در زمان مشخص شده شروع شوند مصوبات جلسه نیز نیاز است درزمان تعیین شده به انجام برسند. معمولاً‌ محدودیت‌ زمان‌ یك‌ احساس‌ فوریت‌ ایجاد می‌¬كند و این‌ باعث‌ می‌شود افراد شركت‌كننده‌ در جلسه و انجام دهنده مصوبات‌ بر روی‌ موضوعات تمرکز داشته باشند.

در این سیستم می توان فرمی را طراحی کرد تا هر واحدی از سازمان که نیاز به برگزاری جلسه ای با هر موضوعی دارد ، جلسه خود را به تفکیک موضوع و تعیین زمان آن( تاریخ و ساعت برگزاری جلسه) ثبت نماید. همچنین در صورت وجود چندین اتاق جلسه امکان مدیریت اتاق جلسات نیز میسر خواهد بود.

سامانه مدیریت جلسات

2) تعیین افراد حاضر در جلسه:

برای برگزاری یک جلسه، معمولا افراد حاضر در جلسه یا جزء پرسنل شرکت هستند و یا به عنوان مدعو از خارج از شرکت دعوت شده اند. یکی از امکانات مورد نیاز اطلاع رسانی به افراد جهت حضور در جلسه می باشد.

با سیستمی شدن این فرآیند می¬توان افراد حاضر در جلسه را با توجه به واحدی که در آن مشغول به کار هستند و همچنین موضوع جلسه، از بین پرسنل آن شرکت و یا سازمان انتخاب کرد.

سمت افراد در جلسه به صورتی می باشد که، در تمامی جلسات می بایست رئیس جلسه، دبیر جلسه و دیگر ارکان جلسه وجود داشته باشد.

هرشخصی از سازمان که به جلسه دعوت شده است، میتواند طبق زمانبندی کاری خود حضور و عدم حضور خود در جلسه را اعلام کند.

این فرآیند مکانیزه قابلیت این را دارد که اگر تعداد افراد مدعوین به جلسه به حد نصاب نرسید، جلسه را لغو و در زمانی مناسب آن را برگزار کنند تا تمام مدعوین در جلسه حضور داشته باشند.

3) صورتجسله:

تشکیل یک جلسه به منظور گفتگو و رسیدگی درباره حل و فصل یک مسئله اداری و کاری در حوزه مسئولیت های سازمانی و اداری می¬باشد.

پس از تبادل افکار و بررسی وضعیت موجود، راه حل مناسبی برای موضوع مطرح شده در جلسه اتخاذ می شود. براین اساس، صورت جلسه ای نوشته می شود که خلاصه ی گفتگوی اعضای یک جلسه در آن ثبت شده است. به طور کلی می¬توان گفت صورتجلسه دربردارنده موارد مطروحه، گفتگو ها و تصمیمات اخذ شده در یک جلسه اداری می¬باشد. صورتجلسات توسط دبیر جلسه در سیستم ثبت و در کارتابل حاضرین در جلسه قابل مشاهده می باشد و یا به صورت اتوماتیک به ایمیل مدعوین ارسال خواهد شد.

4) پیگیری مصوبات جلسه:

طبق مواردی که در صورتجلسه ثبت شده است، برای انجام مصوبات و پیگیری آن، باید اشخاصی که مسئول انجام مصوبه جلسه هستند انتخاب و انجام کار را بر عهده آنان بگذاریم تا در زمانی مشخص مصوبات را پیگیری و انجام دهند و در نهایت فرآیند جلسه مذکور به اتمام برسد.

سامانه مدیریت جلسات

جمع بندی نهایی:

به منظور سهولت در تشکیل یک جلسه، صرفه جویی در زمان، هزینه، منسجم سازی اطلاعات ثبت شده و ... از مزیت های سیستم مدیریت جلسات فرآیندگرا می¬باشد، از این رو می¬توان طراحی مناسب برای فرآیند برگزاری جلسات در یک سازمان را با توجه به نیازمندی آن سازمان شخصی سازی نمود.

فلسفه وجودی مركز دانش بهاسان ، به اشتراك گذاری تجربیات و انتشار دانش های جدید در حوزه كاری BPaaS در راستای پشتیبانی از مشتریان و پاسخ به نیازهای دانشی علاقه مندان به این حوزه است. این مركز دانش حاوی دانش ها ، تجربیات و اطلاعاتی است كه می تواند به تصمیم گیری های شما كمك سازنده كند.