مزایای سیستم مدیریت اسناد(DMS) در بستر ابر برای کسب و کار

سیستم مدیریت اسناد چیست

امروزه به علت افزایش حجم فعالیت های یک سازمان یا کسب و کار، حجم اطلاعات و اسناد و منابع سازمان نیز در حال گسترش است.  گسترش اطلاعات موجب بروز مشکلاتی برای ذخیره سازی موثر آنها می گردد زیرا باید اطلاحات صحیح در زمان مناسب در اختیار افراد قرار گیرد. یکی از بهترین پاسخ ها در برابر این مشکلات و نیاز ها استفاده از سیستم مدیریت اسناد است.
سیستم مدیریت اسناد را می توان نرم افزاری به منظور کنترل و سازماندهی اسناد و منابع موجود در یک سازمان یا کسب و کار تعریف نمود. به عبارت دیگر سیستم مدیریت اسناد یک نگرش سیستماتیک برای کنترل و سازماندهی، ذخیره، بازیابی، جستجو اسناد و منابع است.   

چالش های پیش روی مدیریت اسناد در یک کسب و کار

  • وجود اسناد ترکیبی کاغذی قدیمی و فایل های الکترونیکی
  • زمان بر و پرهزینه بودن امکان تصویر برداری از اسناد برای کسب و کار ها
  • ذخیره سازی موثر و مناسب اطلاعات
  • مشکلاتی که برای هارد دیسک به وجود بیاید و اطلاعات از بین بروند.
  • دسترسی به اسناد از مکانی به غیر دفتر کسب و کار شما
  • وجود داشتن نسخه های متفاوت از یک سند و سخت بودن دسترسی به نسخه نهایی
  • دشواری در جستجو و یافتن سند مورد نظر
  • دشواری در به اشتراک گذاری اسناد
  • امنیت پایین

قابلیت های سیستم مدیریت اسناد در بستر سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار

ویژگی های عمومی

  • تحت وب و عدم نیاز کاربر به نصب نرم افزار
  • قابلیت مدیریت اسناد وسایر منابع نظیر اضافه، حذف و ویرایش
  • امکان به اشتراک گذاری آسان اسناد و پوشه های مرتبط با همکاران خود
  • امکان بارگذاری چندین سند با هم به طور همزمان
  • امکان مشاهده منابع و اسناد پربازدید
  • پشتیبانی از زبان های مختلف
  • امکان استفاده از تقویم شمسی و میلادی
  • امکان دانلود پوشه فایل ها به صورت فشرده
  • امکان تایید و نظر دهی و یادداشت در مورد هر سند
  • پرسنل کسب و کار شما به راحتی می توانند اسناد را تایید کنند ودر ارتباط با آن نظر بگزرانند و  همچنین امکان پیگیری این نظرات و پاسخ گویی به آنها آسان است.
  • اطلاعیه فایل ها / پوشه ها
  • امکان اطلاع رسانی خودکار برای هر گونه تغییر و یا ویرایشی که برروی اسناد صورت می گیرد.
  • امکان مشاهده و نگه داری هر گونه عملیات و تغییری که روی هر سند ایجاد می شود
  • امکان مشاهده جدید ترین منابع و اسناد اضافه شده
  • دسترسی پذیری
  • دسترسی به اسناد مورد نظر خود  در هر کجای دنیا که باشید و با هر وسیله ای که امکان دسترسی به اینترنت دارد
  • پشتیبان گیری محلی
  • تمامی اسناد شما به صورت کاملا امن و مطمئن در بستر ابر ذخیره می شوند و شما می توانید از تمام حساب کاربری خود و همه ی فایل ها و پوشه های فردی خود پشتیبان گیری نمایید.
  • پشتیبانی از انواع مختلف فایل ها با امکان دانلود فایل مورد نظر و همچنین پیش نمایش تصاویر
  • همکاری بهتر و موثر تر پرسنل یک کسب و کار برروی اسناد یک پروژه
  • سازمان ها و کسب و کار ها را قادر می سازد تا با استفاده از اسناد ، متخصصین  و منابع بتوانند بر روی دانش و خرد سازمان خود سرمایه گذاری نمایند.
  • مقیاس پذیری
  • کاهش سر بار کاری واحد فناوری اطلاعات سازمان شما

کنترل و سازماندهی نسخه بندی اسناد

  • این ویژگی این امکان را برای شما فرآهم می کند که زمانی که دارید یک سند را ویرایش می کنید، افراد دیگر نتوانند آن سند را ویرایش کنند. و همچنین در صورت تغییر یک سند، نسخه های قبلی سند و همه ی فرا داده (Meta Data) های مربوط به آن سند حفظ می شوند و تنها با یک کلیک قابل بازیابی هستند.
  • امکان قفل گذاری بر روی اسناد
  • عدم امکان قفل گذاری و به امانت گرفتن یک سند

یاد آور

  • تنظیم یاداور به منظور ارسال اطلاعیه در یک تاریخ و زمان مشخص به ادرس های پست الکترونیکی مختلف

امکان ایجاد داشبورد گزارشی با هدف

  • گزارش گیری آماری و تحلیلی از تعداد دفعات دانلود ها
  • گزارش از منابع و اسناد با بیشترین میزان بازدید
  • گزارش از منابع و اسناد با کمترین میزان بازدید
  • گزارش زمانی بیشترین مراجعات
  • گزارش زمانی کمترین مراجعات

مدیریت و سازماندهی کاربران

  • قابلیت گروه بندی اعضا بر اساس نیازمندی و قوانین و مقرارت کسب و کار یا سازمان
  • قابلیت ثبت و نگه داری اطلاعات کاربران
  • امکان حذف، اضافه کردن کاربر جدید
  • امکان تخصیص نقش ها و سمت های سازمانی به کاربران
  • امکان تعیین دسترسی در سطوح مختلف روی اسناد و منابع بر اساس چارت سازمانی

مدیریت اسناد فرآیند گرا

  • امکان تعریف فرآِیند و گردش کار بر روی اسناد
  • امکان پیگیری و مدیریت و سازماندهی اسناد از طریق کارتابل طبق فرآیند
  • امکان نظارت و مانیتورینگ مدیریت اسناد

امکان جستجو پیشرفته و قدرتمند اسناد

  • اسناد نه فقط بر اساس نام فایل و پوشه مربوط به آن بلکه براساس هر گونه فراداده ای که در مورد این سند موجود است میتوانند جستجو شوند (محتوا – کلمات کلیدیی – تاریخ اصلاح – تاریخ ثبت – نام نویسنده)
  • امکان مرتب سازی جستجو انجام شده بر اساس میزان مرتبط بودن با عبارت جستجو شده و داشتن کلمات کلیدی مشترک
  • فهرست بندی (indexing) اسناد بارگزاری شده به صورت خودکار با پشتیبانی از فرمت های (Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice, Microsoft Office 97 - 2010, JPEG EXIF, MP3 ID3 ) در صورت نیاز به فرمت دیگر قابلیت افزودن وجود دارد
  • جستجو در ساختار سلسله مراتبی در اسناد و پوشه ها (مانند جستجو در Microsoft Office)
  • امکان انتخاب جستجو در اسناد و پوشه ها
  • امکان مرتب سازی نتایج جستجو بر اساس نیازمندی و قوانین و مقررات
  • امکان دانلود و پیش نمایش فایل ها و اسناد

چرا به DMS در بستر ابر نیاز داریم؟

 مدیریت اسناد در بستر ابر
محتوای کسب و کار شما کجاست؟ آیا مدیریت مرکزی است ویا در چند نقطه انتهایی (end point) تقسیم شده است و یا  به صورت اشتراک فایل در  شبکه پخش شده اند ؟ بهاسان  خدمات مدیریت اسناد را فراهم می کند که به شما  اجازه می دهد تا فایل های الکترونیکی را مدیریت کنید و پردازش های کسب و کار مستقل خودتان  را خودکار کند.

آیا کارکنان شما اغلب سوالاتی را مانند زیر مطرح می کنند:
پروپزال را در پوشه مشتری ذخیره نمایم و یا در پوشه فروش قرار دهم؟
تیم بازاریابی آخرین گزارشاتشان را در کجا ذخیره نمایند؟

DMS در بستر ابر یک مخزن بسیار ارزشمند از اطلاعات شرکت ها را ایجاد می کند تا به ایجاد دانش و بهبود تصمیم گیری در کسب و کار کمک کند. نتایج عبارتند از:

  1. بهبود بهره وری از طریق روش های مشترک
  2. راندمان بیشتر هزینه
  3. روابط بهتر مشتری
  4. چرخه فروش سریعتر
  5. محصول در زمانی کوتاه مدت به بازار عرضه می شودو تصمیم گیری بهتر و راحت تر می شود

انواع سیستم های مدیریت اسناد

سیستم های مدیریت اسناد به طور معمول در دو نوع ارائه میگردند؛ یا به صورت محلی(Self-Hosted)  و یا به صورت سرور ابری یا Cloud-Hosted)) بسته به نوع نیاز سازمان شما هر یک از این روش ها مزیت و معایب خود را دارد.
  • سیستم های مدیریت اسناد به صورت محلی یا Self-Hosted

  1. تمام سیستم و اطلاعات شما درون سازمان شما و در سرور اختصاصی سازمان شما ذخیره میشود.
  2. سیستم های محلی به شما امکان ذخیره اسناد و فایل ها را تا جایی که سرور شما فضای ذخیره سازی داشته باشد به شما میدهد.
  3. سیستم معمولا به صورت یکبار پرداخت ارائه میشود که هزینه بر مبنای تعداد کاربران شما محاسبه میشود.

مزایا: اصلی ترین مزیت استفاده از سیستم محلی این است که شما همیشه و در همه حال ناظر به عملکرد سیستم خود هستید و سیستم همیشه در دسترس شماست و فرد دیگری مسئول و ناظر سیستم شما نیست. شما برای اتصال به سیستم به اینترنت متکی نخواهید بود و در صورت قطعی ارتباط شما با اینترنت نیز شما همچنان به اسناد خود دسترسی خواهید داشت.
معایب: یکی از معایب این نوع سیستم ها، هزینه بر بودن نصب اولیه و هزینه خرید بالای سیستم های محلی است؛ که باید به آن هزینه های سالیانه پشتیبانی و به روز رسانی سیستم را نیز اضافه کرد. به علاوه، تمام عملیات پشتیبان گیری و نگهداری از سیستم نیز بر عهده شما خواهد بود چرا که دیگر فایل ها به صورت خودکار ذخیره سازی و پشتیبان گیری نخواهند شد. یکی دیگر از معایب احتمالی این روش این است که همه سیستم های مدیریت اسناد با هر دو سیستم عامل ویندوز(Windows) و مک(Mac) سازگار نیستند و معمولا تنها با یکی از آن ها سازگارند.

  • سیستم مدیریت اسناد با سرور ابری یا Cloud-Hosted

مزایا: بزرگترین مزیت این نوع سیستم این است که شما نیازی به یک تیم فناوری اطلاعات برای نصب و راه اندازی و نگهداری از سیستم نخواهید داشت و همچنین دیگر نیازی به پرداخت هزینه بالای خرید سیستم نخواهید داشت. همچنین شما میتوانید با هر دستگاه و از هر کجا از طریق اینترنت به سیستم وارد شوید؛ همچنین نگرانی از جانب پشتیبان گیری اسناد و فایل ها نیز نخواهید داشت چرا که به صورت خودکار اطلاعات شما در فضای ابری سیستم ذخیر ه خواهد شد.

  1. تمام سیستم در سرور ارائه کننده سرویس نگهداری میشود و به صورت آنلاین قابل دسترسی است.
  2. امکان دسترسی و ورود به سیستم از طریق هر گونه دستگاه موبایل و کامپیوتر وجود دارد.
  3. هزینه به صورت ماهیانه به ازای تعداد کاربران پرداخت میشود.
  4. ارائه دهنده سرویس بدون هیچ گونه هزینه اضافی، تمام خدمات به روزرسانی و نگهداری را برای شما انجام میدهد.
  5. معایب: از معایب این نوع سیستم هم وابستگی شما به ارائه دهنده سرویس برای استفاده از سیستم است. اگر ارائه دهنده شما به مشکلی در مرکز داده های خود برخورد کند، ممکن است دسترسی شما به فایل ها و اسناد تا رفع مشکل مسدود گردد. به علاوه، اگر اتصال به اینترنت شما قطع گردد، شما دیگر به فایل ها و اسناد دسترسی نخواهید داشت. همچنین این نوع از سیستم های مدیریت اسناد محدودیت فضای ذخیره سازی نیز دارند.

    مدیریت اسناد ساخت یافته و غیر ساخت یافته

    • در مدیریت اسناد ساخت یافته شما می توانید اسناد خود را به فرم هایی تبدیل کنید که شامل فیلدهایی است که قادر به دریافت  اطلاعات مفید و کلیدی سند می باشد و در نتیجه می توانید  جستجوی اسناد را نه تنها از طریق نام فایل و متا دیتاها بلکه با نام تک تک فیلدهای فرم جستجو نمایید.همچنین در صورت نیاز می توانید در نهایت فایل اسکن شده را به فرم ضمیمه نمایید و همزمان از حالت غیرساخت یافته هم استفاده نمایید. مدیریت سند ساخت یافته   با استفاده از DMS یی که تحت BPMS ساخته شده است امکان پذیر می باشد
    • در مدیریت اسناد غیر ساخت یافته اسناد بدون توجه به محتوای آنها ذخیره می شوند و جستجو تنها با نام سند و متادیتاها امکان پذیر است.

فلسفه وجودی مركز دانش بهاسان ، به اشتراك گذاری تجربیات و انتشار دانش های جدید در حوزه كاری BPaaS در راستای پشتیبانی از مشتریان و پاسخ به نیازهای دانشی علاقه مندان به این حوزه است. این مركز دانش حاوی دانش ها ، تجربیات و اطلاعاتی است كه می تواند به تصمیم گیری های شما كمك سازنده كند.