تعریف بهاسان از مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM) نحوه خلق، ویرایش و تحلیل فرآیندهای قابل پیش‌بینیِ کسب‌و‌کار اصلی یک سازمان است.

هر بخش شرکت مسئول دریافت یک قسمت از مطالب خام یا داده‌ها و تبدیل آن به یک چیز دیگر است. ممکن است هر بخش شرکت به ۱۲ فرآیند اصلی (Core Process) یا حتی بیشتر رسیدگی کند.

شرکت با استفاده از مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند یک قدم عقب‌تر رفته و به صورت کلی یا مجزا تمام این فرآیندها را مشاهده کند. مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار متمرکز بر فرآیندهای تکراری و پیوسته‌ای است که از یک الگوی قابل پیش‌بینی یا از یک مدیریت فرآیند پیروی می‌کنند.

 

اهمیت مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM) در چیست؟

اهمیت مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار در این است که فرآیندهای ضعیف، سازماندهی نشده و غیر-‌سیستمیک می‌توانند ویران‌کننده باشند. در سطح انفرادی، افراد فقط قادر به دیدن بخشی از فرایند هستند و تعداد کمی از آنها قادر به مشاهده تأثیر یک فرآیند، نقطه شروع و پایان آن، داده‌های مورد نیاز و گلوگاه‌های بالقوه‌ در ناکارامدی فرآیند خواهند بود. فرآیندهای مدیریت نشده و آشوبناک به کسب‌و‌کار آسیب می‌زنند و منجر به هدر رفتن زمان، خطاهای بیشتر، سرزنش‌های بیشتر، کمبود داده‌ها و درماندگی کارمندان می‌شوند.

سازمان‌ها با بکارگیری مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار قادر به بهبود فرآیندهایشان و اجرای بهینه‌ی تمام ابعاد عملیاتی خواهند شد.

 

مراحل مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM) عبارتند از:

•  طراحی (Design): شکستن فرآیندها به وظایف متعدد. اکثر فرآیندها شامل یک شکل برای جمع‌آوری داده‌ها و یک جریان کار (Workflow) برای پردازش آن می‌شوند. در این مرحله این شکل ساخته شده و افراد مسئول هر وظیفه در جریان کار تعیین می‌گردند.

• مدلسازی (Modeling): مدلسازی فرآیند با استفاده از نرم‌افزار BPM. فرآیند را با استفاده از یک زمینه‌ی بصری (Visual Layout) نمایش می‌دهد و به اصلاح جزئیاتی همچون زمان سررسید کار و شرایط تحویل آن به منظور ارائه یک توالی شفاف از رویدادها و جریان داده‌ها در طول فرآیند می‌پردازد.

• اجرا (Execute): اجرای یک فرآیند یا برقراری یک سیستم برای آن. فرآیند را ابتدا با آزمایش زنده در یک گروه کوچک اجرا می‌کند و سپس آن را در دسترس تمام کاربران قرار می‌دهد و دسترسی به اطلاعات حساس را محدود می‌کند.

• پایش (Monitoring): پایش و تحلیل سیستم. اجرای فرآیند را در طول جریان کار پایش کرده و از شاخص‌های مناسب برای شناسایی پیشرفت کار، سنجش کارایی و موقعیت‌یابی گلوگاه‌ها (Bottlenecks) استفاده می‌کند.

• بهینه‌سازی (Optimize): ایجاد تغییرات در فرآیند به منظور بهبود آن. در زمان تحلیل، تغییرات مورد نیاز فرم یا جریان کار را به منظور کارامدتر کردن آن شناسایی می‌کند.

 

مزایای راهکار جامع بهاسان برای مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM)

• کنترل فرآیندهای آشوبناک و دست‌و‌پا گیر

• خلق، نگاشت، تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب‌و‌کار

• اجرای کارامدتر عملیات روزانه و بهره‌وری بیشتر

• کاهش هزینه‌های عملیاتی

• چابکی و انعطاف‌پذیری بیشتر

• کاهش ریسک خطاهای انسانی

• تحقق اهداف بزرگتر سازمان

• حرکت به سوی تحول دیجیتال

• بهبود و بهینه‌سازی عملیاتِ درهمتنیده

• ردیابی دقیق تک تک موارد در هنگام جابجایی‌اشان در یک جریان کار

• تمرکز بیشتر بر روی نیازهای مشتریان

• رضایتمندی بیشتر کارمندان

• افزایش مسئولیت‌پذیری افراد

• نتایج قابل سنجش

 

کاربرد راهکار جامع بهاسان برای مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار (BPM)

• استخدام و آموزش به کارمندان جدید

• گزارش‌دهی مخارج سازمان

• مدیریت حساب‌ها

• مدیریت فهرست اقلام

• مدیریت محتوا

• مدیریت مراقبت‌های بهداشتی

• مدیریت شکایات

• مدیریت درخواست‌ها و سفارش سرویس توسط مشتریان

• مدیریت و توسعه پروژه