تعریف بهاسان از اتوماسیون فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPA)

از دیدگاه بهاسان اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندهای کسب‌و‌کار (Business Process Automation) به معنی خودکارسازی خدمات، فعالیت‌ها، گردش کار و قوانین کسب‌و‌کار شما به منظور دستیابی به یک عملکرد و هدف خاص است. خودکارسازی فرآیند‌های کسب‌و‌کار یک انتقال و تغییر حالت سازمانی با هدف دستیابی بهره‌وری و اثربخشی بیشتر، فراهم کردن شفافیت بیشتر و تسهیل در انطباق بیشتر با فرآیندهای تکرارپذیر است.

فاکتورهای کلیدی تشخیص یک فرآیند مناسب برای خودکارسازی:

• فرآیندهایی که  در سازمان روتین، پرکاربرد و پرمصرف هستند.

• فرآیندهایی که در صورت خودکارسازی باعث افزایش سرعت انجام کارها و کاهش هزینه‌های سازمانی می‌شوند.

• فرآیندهایی که سفارشی و خاص کسب‌و‌کار سازمان هستند.

• فرآیندهایی که در سازمان باید مستمرا پایش و کنترل شوند.

 

مزایای راهکار بهاسان برای اتوماسیون فرآیندها (BPA)

راهکار بهاسان برای خودکارسازی فرآیند می‌تواند در صنایع و کاربردهای مختلفی مورد استفاده قرار بگیرد. فرآیندها می‌توانند برای بخش‌های مختلف حوزه‌های کاری یک کسب‌و‌کار به شرح ذیل مشخص شوند :

• کاهش هزینه‌ها: نرم‌افزار خودکارسازی رویکردی هوشمند برای کاهش و محدود نگه داشتن هزینه‌ها است. با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری نیاز به تشریفات اداری، نیروی کار، هزینه‌های بازبینی و حفظ ‌و ‌نگهداری کاهش می‌یابد. با توجه به اینکه وظایفی که به صورت دستی انجام می‌شوند به نوبت و با نرخ کندتری از وظایف خودکارسازی شده انجام می‌پذیرند هزینه‌های بیشتری را در بر دارند. این همچنین بدین معنی است که با خودکارسازی فرآیندهای تکراری نفر-ساعت‌های بیشتری در اختیار خواهید داشت و قادر به دستیابی به همان نتایج را با تعداد نیروی کمتری خواهید بود.

• افزایش بهره‌وری: هدف خودکارسازی، ساده‌تر کردن فعالیت‌های تکراریِ روزمره از طریق سیستم نرم‌افزاری است. این نرم‌‍افزار با انجام مشابه تمام فعالیت‌ها منجر به نتایج پایدار و کارامد می‌گردد. با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری و یکنواخت کارایی جریان‌های کاری (workflows) افزایش می‌‌یابند و کارمندان قادر به تمرکز بر روی فرآیندهای اصلی کسب‌و‌‌کار خواهند شد. خودکارسازی کسب‌و‌کارها را قادر می‌سازد تا نتایج بیشتر را با تلاش کمتری بدست آورند.

• دقت و پایداری در عملیات: خودکارسازی فرآیندها منجر به دقت و قابلیت اطمینان بیشتر می‌شوند. این نرم‌افزار وظایف خسته‌کننده و پیچیده را به صورت هوشمند و پویا انجام می‌دهد و با کاهش خطای انسانی منجر به نتایج با کیفیت و قابل اطمینان می‌شود.

• مسئولیت‌پذیری بیشتر: خودکارسازی دسترسی به شاخص‌های کلیدیِ فرآیندهای خودکارسازی شده را آسان‌تر می‌کند و یک پلتفرم بصری و سازماندهی شده فراهم می‌کند که در آن یک نظارت متمرکز بر روی تمامی کارمندان وجود دارد و همین امر منجر به مسئولیت‌پذیری بیشتر آنها می‌شود.

• رضایت بیشتر مشتریان: زمانی مشتریانتان خدمات و محصولات پایدار و دقیق دریافت کنند میزان رضایتمندی آنها بیشتر می‌شود. برای مثال در یک سایت تجارت الکترونیک مشتریانتان با وارد کردن شماره سفارش خود می‌توانند از وضعیت سفارششان آگاه شوند و نیازی به تماس گرفتن یا ارسال ایمیل به بخش خدمات مشتریان نداشته باشند.

 

کاربردهای راهکار بهاسان در حوزه اتوماسیون فرآیند (BPA)

• مدیریت عملیات کسب‌و‌کار

• مدیریت پروژه

• پشتیبانی از مشتریان

• مدیریت رسانه‌های اجتماعی

• مدیریت بازاریابی و فروش

• مدیریت ارتباط با مشتریان

• مدیریت محتوا و اسناد

• مدیریت منابع انسانی و استعداد

• مدیریت آموزش

• مدیریت اطلاعات

• مدیریت انبار و موجودی

• مدیریت برنامه‌ریزی و تولید

• گزارشگیری داشبوردهای عملیات فرآیند کسب‌و‌کار (BP Operations Dashboards)

• مدیریت و مستندسازی کارهای زمان‌بندی شده

• تعریف شاخص‌های کنترلی فرایندها و فرمول آنها

• پایش آنلاین و به لحظه فعالیت‌های فرآیندهای کسب‌و‌کار

• پایش افراد و ماشین‌های درگیر با هر فرآیند

• مدیریت آلارم‌ها و ارسال پیام‌های هشدار (یادآوری)

• پایش اهداف و مقاصد فرآیندها