خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار (BPA)

 

اتوماسیون فرایند کسب و کار

 

تعریف بهاسان از اتوماسیون فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPA)

از دیدگاه بهاسان اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندهای کسب‌و‌کار (Business Process Automation) به معنی خودکارسازی خدمات، فعالیت‌ها، گردش کار و قوانین کسب‌و‌کار شما به منظور دستیابی به یک عملکرد و هدف خاص است. خودکارسازی فرآیند‌های کسب‌و‌کار یک انتقال و تغییر حالت سازمانی با هدف دستیابی بهره‌وری و اثربخشی بیشتر، فراهم کردن شفافیت بیشتر و تسهیل در انطباق بیشتر با فرآیندهای تکرارپذیر است.

فاکتورهای کلیدی تشخیص یک فرآیند مناسب برای خودکارسازی:

  • فرآیندهایی که  در سازمان روتین، پرکاربرد و پرمصرف هستند.

  • فرآیندهایی که در صورت خودکارسازی باعث افزایش سرعت انجام کارها و کاهش هزینه‌های سازمانی می‌شوند.

  • فرآیندهایی که سفارشی و خاص کسب‌و‌کار سازمان هستند.

  • فرآیندهایی که در سازمان باید مستمرا پایش و کنترل شوند.

 

مزایای راهکار بهاسان برای اتوماسیون فرآیندها (BPA)

راهکار بهاسان برای خودکارسازی فرآیند می‌تواند در صنایع و کاربردهای مختلفی مورد استفاده قرار بگیرد. فرآیندها می‌توانند برای بخش‌های مختلف حوزه‌های کاری یک کسب‌و‌کار به شرح ذیل مشخص شوند :

  • کاهش هزینه‌ها: نرم‌افزار خودکارسازی رویکردی هوشمند برای کاهش و محدود نگه داشتن هزینه‌ها است. با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری نیاز به تشریفات اداری، نیروی کار، هزینه‌های بازبینی و حفظ ‌و ‌نگهداری کاهش می‌یابد. با توجه به اینکه وظایفی که به صورت دستی انجام می‌شوند به نوبت و با نرخ کندتری از وظایف خودکارسازی شده انجام می‌پذیرند هزینه‌های بیشتری را در بر دارند. این همچنین بدین معنی است که با خودکارسازی فرآیندهای تکراری نفر-ساعت‌های بیشتری در اختیار خواهید داشت و قادر به دستیابی به همان نتایج را با تعداد نیروی کمتری خواهید بود.

  • افزایش بهره‌وری: هدف خودکارسازی، ساده‌تر کردن فعالیت‌های تکراریِ روزمره از طریق سیستم نرم‌افزاری است. این نرم‌‍افزار با انجام مشابه تمام فعالیت‌ها منجر به نتایج پایدار و کارامد می‌گردد. با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری و یکنواخت کارایی جریان‌های کاری (workflows) افزایش می‌‌یابند و کارمندان قادر به تمرکز بر روی فرآیندهای اصلی کسب‌و‌‌کار خواهند شد. خودکارسازی کسب‌و‌کارها را قادر می‌سازد تا نتایج بیشتر را با تلاش کمتری بدست آورند.

  • دقت و پایداری در عملیات: خودکارسازی فرآیندها منجر به دقت و قابلیت اطمینان بیشتر می‌شوند. این نرم‌افزار وظایف خسته‌کننده و پیچیده را به صورت هوشمند و پویا انجام می‌دهد و با کاهش خطای انسانی منجر به نتایج با کیفیت و قابل اطمینان می‌شود.

  • مسئولیت‌پذیری بیشتر: خودکارسازی دسترسی به شاخص‌های کلیدیِ فرآیندهای خودکارسازی شده را آسان‌تر می‌کند و یک پلتفرم بصری و سازماندهی شده فراهم می‌کند که در آن یک نظارت متمرکز بر روی تمامی کارمندان وجود دارد و همین امر منجر به مسئولیت‌پذیری بیشتر آنها می‌شود.

  • رضایت بیشتر مشتریان: زمانی مشتریانتان خدمات و محصولات پایدار و دقیق دریافت کنند میزان رضایتمندی آنها بیشتر می‌شود. برای مثال در یک سایت تجارت الکترونیک مشتریانتان با وارد کردن شماره سفارش خود می‌توانند از وضعیت سفارششان آگاه شوند و نیازی به تماس گرفتن یا ارسال ایمیل به بخش خدمات مشتریان نداشته باشند.

 

کاربردهای راهکار بهاسان در حوزه اتوماسیون فرآیند (BPA)

  • مدیریت عملیات کسب‌و‌کار

  • مدیریت پروژه

  • پشتیبانی از مشتریان

  • مدیریت رسانه‌های اجتماعی

  • مدیریت بازاریابی و فروش

  • مدیریت ارتباط با مشتریان

  • مدیریت محتوا و اسناد

  • مدیریت منابع انسانی و استعداد

  • مدیریت آموزش

  • مدیریت اطلاعات

  • مدیریت انبار و موجودی

  • مدیریت برنامه‌ریزی و تولید

  • گزارشگیری داشبوردهای عملیات فرایند کسب‌و‌کار (BP Operations Dashboards)

  • مدیریت و مستندسازی کارهای زمان‌بندی شده

  • تعریف شاخص‌های کنترلی فرایندها و فرمول آنها

  • پایش آنلاین و به لحظه فعالیت‌های فرآیندهای کسب‌و‌کار

  • پایش افراد و ماشین‌های درگیر با هر فرآیند

  • مدیریت آلارم‌ها و ارسال پیام‌های هشدار (یادآوری)

  • پایش اهداف و مقاصد فرآیندها