سیستم مدیریت محتوا

سیستم مدیریت محتوا (Content Management System) یک نظام است که وظیفه مدیریت انواع محتواهای سازمانی و وبی را دارد. در واقع سیستمهای مدیریت محتوا را می توان به دو دسته زیر تقسیم بندی کرد: (1) سیستم مدیریت محتوای سازمانی و (2) سیستم مدیریت محتوای وبی. اما یک نگاه رایج و عرفی وجود دارد که سیستم مدیریت محتوا را معادل با نرم افزار مدیریت محتوا فرض می کند. سیستم مدیریت محتوا (CMS) همه ی استراتژی ها، متدها، و ابزار ها برای دریافت، ذخیره سازی، نگهداری  و  تحویل محتوای تولید شده به وسیله ی فرآیندهای سازمانی است.

در حقیقت یک سیستم مدیریت محتوا مجموعه ای فرآیندهای مدیریت اطلاعات را پوشش می دهد . خصوصیات همه ی سیستم های مدیریت محتوا را می توان به 4 شاخه کلی تقسیم کرد :

• ایجاد محتوا
• اکتساب محتوا
• ذخیره سازی ، بازیابی و حفاظت از محتوا
• انتشار و نمایش محتوا
• ایجاد واسط کاربری ذینفعان

نکته قابل تامل ارتباط معنادار و مهم میان سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) و سیستم مدیریت فرایند محتوا (CMS) است. به عنوان مثال در مرحله ایجاد محتوا، در صورت یکپارچه شدن CMS با BPMS می توان فرآیندهای تولید و مدیریت و انتشار محتوا را مکانیزه نمود. و یا در مرحله ایجاد واسط کاربری، با یکپارچه شدن CMS با BPMS امکان ارائه و مدیریت خدمات کسب و کار از بستر CMS برای ذینفعان کسب و کار میسر خواهد شد.

بنابراین مهم ترین نقطه مشترک میان سیستم مدیریت محتوا و سیستم مدیریت فرایند، فرآیندهای مدیریت محتوا می باشند. فرآیند مدیریت محتوا با استفاده از قابلیت های یک سیستم حرفه ای مدیریت فرآیند می تواند عملیاتهای خود را آسان تر انجام دهد.

یکپارچگی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار با سیستم مدیریت محتوا

به واسطه استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) می توان از مرزهای سازمانی عبور کرد و همچنین استفاده از آن را در سطح مشتریان و فروشندگان گسترش داد. در این راستا، توجه به این نکته بسیار مهم است که غالبا دسترسی به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار از طریق وب سایت ها و پرتال های سازمانی رخ می دهد.

بطور کلی مزایای مربوط به یکپارچه سازی BPMS و CMS را می توان در لایه های مختلف سازمان بررسی کرد:

• مزایای یکپارچه سازی و در لایه فرانت آفیس سازمان
• مزایای یکپارچه سازی و در لایه بک آفیس سازمان

 

مزایای یکپارچه سازی CMS و BPMS در لایه فرانت آفیس سازمان

با استفاده از یکپارچگی CMS و BPMS به ذینفعان کسب و کار خود این امکان را می دهیم که در بستر CMS بتوانند خدمات زیر را انجام دهند:

• آغاز فرآیندها
• مشاهده لیست وظایفی که به کاربر مرتبط است (لیست کارهای در انتظار)
• انتخاب و مشاهده یک وظیفه
• انجام یک وظیفه (Task)
• مشاهده وظایف آغاز شده توسط کاربر (لیست کارهای انجام شده)

برای مدیران، موارد بیشتری نسبت به کاربران مورد نیاز است که گزارشات را می توان از این نوع دانست. از آن جایی که مدیران به طور معمول در داخل سازمان هستند، می توانند از پرتال ارائه شده توسط BPMS استفاده نمایند

با یکپارچه سازی یک سیستم مدیریت محتواو BPMS میتوان سیستم های جلوی پیشخوان (front office) سازمان را قادر ساخت تا تبدیل به بهترین بستر ارتباطی برای کسب و کار شما  شوند. به این ترتیب که مشتری بتواند با بازدید از وب سایت و یا پرتال سازمان علاوه بر اینکه به دانش و آگاهی در زمینه محصولات و خدمات سازمان پی ببرد بتواند به راحتی فرآیندهای مورد نیازش از جمله خرید ، عضویت ، و ..  را اجرا و خدمات مورد نیازش را دریافت نماید و همچنین در مراحل بعدی بتواند پیگیری های لازم را دنبال نماید.

مزایای یکپارچه سازی BPMS و CMS برای لایه بک آفیس سازمان

برخی از مزایا و امکانات قابل ارائه CMS یکپارچه شده با BPMS عبارتند از :

ایجاد کارتابل: کارتابل به عنوان مولفه ای شناخته می شود که لیست وظایف نام دارد. کاربری که به سیستم وارد شده است، می تواند از این طریق لیست کارهای در انتظار خود را ببیند ، نحوه نمایش جزئیات کارتابل می بایست قابلیت شخصی سازی داشته باشد.

ایجاد توانایی آغاز یک فرآیند: : این موضوع می تواند به کارتابل یا هر بخش دیگری در CMS انجام شود. برای نمونه اگر شما می خواهید یک فرآیند سفارش محصول ارائه کنید، می توانید با قرار دادن یک دکمه، فرم آغاز این فرآیند را به کاربر نمایش دهید . دو روش برای آغاز یک فرآیند وجود دارد:

1. فر آیند بدون نیاز به لاگین توسط کاربر اجرا شود
2. فرآیند نیازمند به لاگین توسط کاربر می باشد

مشاهده و انجام وظیفه: هنگامی که کاربر بر روی یکی از اقلام موجود در کارتابل کلیک می کند، می توانید صفحه وظایف را مستقیما از ابزار BPMS بازکنید و آن را به کاربر نمایش دهید. از آن جایی که شما می خواهید کاربر قادر باشد تا اقداماتی را بر روی آن وظیفه انجام دهد، بایستی دکمه هایی را به وی نشان دهید (نظیر تایید یا رد) که با کلیک بر روی هر یک از آن ها، ارتباط مناسب با سیستم پشت پیشخوان (BackOffice)  انجام شود و از وب سرویس استفاده گردد تا فرآیند مسیر خود را ادامه دهد

داده های مرتبط با محتواها در کجا ذخیره می شوند ؟

با یکپارچه سازی BPMS در بستر CMS این امکان میسر خواهد شد کلیه داده های CMS در دیتابیس BPMS ذخیره شوند. این کار موجب آن می شوند که بتوانیم داشبوردهای مدیریتی متنوعی درباره محتواهای موجود در سازمان خود داشته باشیم. این  این بهره برداری از داده های مرتبط با سیستم مدیریت محتوا، به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار این امکان را می دهد تا بتواند بر اساس شاخص ها و متریک های مختلفی میزان اثربخشی و کارآمدی محتواها در کمپین های بازاریابی دیجیتالی را گزارش نماید و از فیدبک های به دست آمده ، فرآیندهای مرتبط با مدیریت محتوا و بازاریابی دیجیتالی (از جمله بازاریابی محتوا) را بهبود ببخشند.

 

یک مثال، ارتیاط میان BPMS ، CMS و بازاریابی محتوا

عملا یکپارچه سازی BPMS و CMS می تواند موجب ایجاد یک سیستم یکپارچه مدیریت محتوای فرآیند گرا (Process-aware Content Management) شود. چنین سیستمی به مدیران بازاریابی دیجیتالی کمک می کند تا بتوانند محتواهای دیجیتالی مدنظر خود برای تبلیغات و بازاریابی دیجیتالی را نظام­مند و هدفمند مدیریت کنند و قابلیت استفاده مجدد از این محتوا را افزایش دهند. همچنین این مدیران می توانند کلیه فراداده های مرتبط با محتواها را اعم از فراداده های مدیریتی و فراداده های مرتبط با نظر مشتریان را در قالب فرآیندهای مشخص ذخیره سازی و بازیابی کنند. این کار موجب ایجاد یک نمای 360 درجه از محتوا موردنیاز مدیران بازاریابی دیجیتالی می شود.